Pengurusan Jabatan IT

Bilik Mesyuarat "Harmoni", tingkat 10, Tower 1, Shah Alam.

Puan Siti Zuina merenung ke skrin perbentangan, matanya berpinar menjalari angka-angka yang membingungkan. Belanjawan untuk menggantikan lebih 120 unit komputer riba yang sudah uzur itu amat memberatkan fikirannya.

"Jadi, seperti yang kita lihat, kos pembelian sekali gus adalah RM500,000. Ini adalah beban kewangan yang sangat besar," kata Encik Farid dari Murni Sejati Tech.

Encik Rizal, Ketua Jabatan Kewangan, yang turut serta dalam mesyuarat ini, mengerutkan dahi. "Ya. Itu adalah perbelanjaan modal (CAPEX) yang berat. Ia akan menyusut nilai selama beberapa tahun, jadi faedah cukainya tidak dapat serta-merta."

Encik Farid beralih kepada slaid seterusnya. Tajuknya berbunyi, "Mengapa Pajakan (Leasing) Lebih Menguntungkan Dari Segi Kewangan dan Keselamatan?"

"Izin saya jelaskan, Tuan-tuan dan Puan," mulanya. "Mari kita bincangkan aspek yang sering diabaikan: kelebihan potongan cukai."

Mata Encik Rizal terus tertumpu kepada Farid.

"Dengan model pajakan," terang Farid, "setiap satu bayaran bulanan diklasifikasikan sebagai perbelanjaan operasi (OPEX). Ini bermakna, keseluruhan bayaran tersebut boleh ditolak daripada pendapatan bercukai syarikat pada tahun ia dibayar. Berbeza dengan pembelian yang perlu disusutnilaikan, model pajakan ini memberikan penjimatan cukai yang lebih pantas dan serta-merta. Ini secara langsung meningkatkan aliran tunai syarikat."

Encik Rizal mengangguk perlahan, menunjukkan minat yang mendalam. "Itu adalah poin yang baik. Ia mengurangkan liabiliti cukai semasa dengan lebih berkesan."

"Tepat sekali, Encik Rizal," balas Farid. "Dan ini melengkapkan kelebihan kewangan lain seperti menjaga modal tunai dan bajet yang boleh diramal."

Farid kemudian beralih kepada kebimbangan utama Siti Zuina. "Dan untuk makluman Puan Siti, dari aspek keselamatan, model ini memastikan perkakasan terkini dan patches kerentanan sentiasa dikemas kini. Kami akan uruskan segala-galanya, ini mengurangkan risiko siber."

Siti Zuina mengangguk, tetapi tampak berfikir. "Itu bagus. Tapi, kami telah beberapa dekad ini membangunkan pasukan teknikal yang mahir dalam penyelenggaraan komputer yang diketuai oleh En Darwis. Jika semua penyelenggaraan diuruskan syarikat tuan, apakah peranan dan nasib mereka nanti?" ujar Siti Zuina dengan dahi yang berkerut.

"Puan Siti, itu soalan yang bagus," jawab Farid dengan senyuman.

"Ini sebenarnya peluang untuk memberdayakan tenaga kerja teknikal sedia ada. Daripada mereka menghabiskan masa membaiki komputer yang rosak, tugas yang reaktif dan 'repetitive', kami membebaskan masa dan kepakaran mereka untuk tugas yang lebih strategik dan bernilai tinggi."

Farid meneruskan dengan penuh semangat, "Bayangkan, pasukan teknikal Jabatan puan yang mahir itu boleh dilatih dan difokuskan untuk:

•Membangun dan menyampaikan program latihan IT kepada semua staf, meningkatkan kemahiran digital seluruh syarikat.

•Mengurus projek transformasi digital syarikat.

•Membina aplikasi dalaman khusus yang menyelesaikan masalah operasi unik syarikat Puan. Dengan kata lain, kami uruskan 'hardware', dan pasukan Puan boleh fokus kepada 'software' dan 'brainware' untuk memacu inovasi R&D."

Wajah Siti Zuina bersinar mendengar penjelasan itu. "Oh, itu sudut pandang yang kami tidak pertimbangkan! Sebenarnya, cadangan ini selari dengan apa yang telah disyorkan oleh Encik Azmi, Juruperunding Kanan Jabatan IT kami. Beliau telah lama mengemukakan cadangan pembahagian berstrata ini, malah..."

Encik Rizal tiba-tiba bertanya, "Bercakap tentang Encik Azmi, saya perhatikan sudah lama tidak berjumpa dengannya. Di manakah beliau sekarang?"

Siti Zuina menghela nafas. "Encik Azmi sedang bercuti panjang, beliau mengalami strok bulan lepas dan kini dalam proses pemulihan. Keluarganya memaklumkan keadaan beliau semakin baik, tetapi memerlukan rehat yang cukup."

"Kami doakan Encik Azmi cepat pulih," kata Farid dengan ikhlas. "Semoga beliau kembali sembuh seperti biasa. Cadangan-cadangan beliau ternyata sangat bernilai untuk organisasi ini."

Siti Zuina mengangguk sebelum meneruskan dengan lebih serius, "Mengenai cadangan Encik Azmi, ini sebenarnya telah menjadi isu integriti yang telah kami bincangkan dengan pihak Jabatan Sumber Manusia. Berikutan insiden dua tahun lepas di mana sekumpulan staf menolak pengagihan komputer dengan sokongan Ketua Jabatan mereka, yang mengakibatkan pembaziran dana yang besar, menyebabkan kami  terpaksa belikan peralatan spesifikasi yang jauh lebih tinggi. Kali ini kami telah mengambil tindakan proaktif."

Encik Rizal bertanya lagi, "Apakah tindakan yang telah diambil?"

"Kami telah menyediakan draf Pekeliling baru mengenai kelayakan komputer berdasarkan tugas hakiki," jelas Siti Zuina. 

"Draf ini sebenarnya telah mengambil kira cadangan awal Encik Azmi. Yang penting, pekeliling ini mengandungi klausa tegas bahawa mana-mana pihak yang melanggar arahan atau masih berdegil - termasuk ketua jabatan yang terlibat - akan diberikan surat tunjuk sebab. Ini adalah soal kepatuhan dan integriti dalam pengurusan aset syarikat."

Farid mengangguk dengan penuh penghargaan. "Saya amat menghargai pendekatan proaktif ini, Puan Siti. Namun, dengan pelaksanaan model pajakan ini, saya ingin menekankan satu perkara penting - Pekeliling IT dan Prosedur Operasi Standard (SOP) sedia ada juga perlu dipinda secara menyeluruh."

Siti Zuina kelihatan tertarik. "Bolehkah Encik Farid huraikan lebih lanjut?"

"Sudah tentu," jawab Farid. "Dengan pelaksanaan model pajakan, proses kerja Jabatan IT akan berubah secara drastik. Sebagai contoh, mereka tidak lagi perlu menguruskan proses pelupusan aset IT, tidak perlu mengendalikan tender pembelian baru setiap kali ada keperluan, dan tidak perlu menyelenggara inventori alat ganti. Semua ini akan diuruskan oleh syarikat kami."

Encik Rizal mencelah, "Ini bermakna kita perlu menyemak semula semua prosedur berkaitan perolehan, penyelenggaraan, dan pelupusan aset IT?"

"Tepat sekali, Encik Rizal," sahut Farid. "SOP sedia ada yang merangkumi proses seperti tender pembelian, penyelenggaraan berjadual, pengurusan waranti, dan pelupusan aset perlu dikemaskini sepenuhnya. Sebaliknya, kita perlu membangunkan SOP baru untuk pengurusan kontrak pajakan, pemantauan prestasi vendor, dan proses pertukaran peralatan mengikut kitaran hayat yang ditetapkan."

Siti Zuina menambah dengan penuh keyakinan, "Dan ini membawa saya kepada satu lagi cadangan penting Encik Azmi yang berkaitan dengan penjimatan kos pelesenan perisian. Seperti yang kita tahu, kos pelesenan tahunan yang perlu dibayar melibatkan jumlah yang sangat tinggi memandangkan kos lesen adalah per user dan jumlah staff syarikat kita yang melebihi dua ribu orang."

Encik Rizal mengangguk bersetuju. "Ya, kos pelesenan Microsoft dan perisian proprietari lain memang memberatkan. Apakah cadangan Encik Azmi mengenai perkara ini?"

"Encik Azmi telah mencadangkan agar diwujudkan SOP dan Pekeliling IT khusus untuk penggunaan perisian sumber terbuka," jelas Siti Zuina. 

"Cadangan ini meliputi sistem pengoperasian dan aplikasi pejabat. Sebagai contoh, menggunakan Linux distribution untuk sesetengah bahagian operasi, dan suite pejabat sumber terbuka seperti LibreOffice. Dan untuk Jabatan R&D, hanya versi enterprise Yang disokong oleh vendor bertauliah sahaja boleh digunakan, agar Jabatan IT tidak terbeban".

Siti Zuina kemudian melanjutkan dengan nada lebih serius, "Dan yang paling kritikal, Encik Azmi juga telah membangunkan SOP penggunaan Kecerdasan Buatan (AI) yang komprehensif. Ini adalah sangat penting memandangkan kami mendapati ramai staff mengambil jalan mudah dengan menggunakan AI yang tidak diiktiraf syarikat."

Farid kelihatan bimbang. "Itu adalah risiko keselamatan yang serius. Boleh terangkan lebih lanjut?"

"Ya," jawab Siti Zuina. "Kami mendapati ramai staff menggunakan platform AI awam untuk memudahkan kerja seperti mengambil minit mesyuarat semasa mesyuarat atas talian tanpa menyelidik platform AI tersebut boleh 'menuai' maklumat mesyuarat kita. Akibatnya, kerahsiaan projek tergugat dan maklumat rahsia boleh bocor tanpa disedari."

Encik Rizal kelihatan terkejut. "Ini sangat membimbangkan! Terutama jika melibatkan projek klien atau kerajaan yang sensitif."

"Tepat," sambung Siti Zuina. "Sebab itulah SOP AI Encik Azmi menekankan penggunaan hanya platform AI yang diluluskan syarikat, dengan server tempatan dan perlindungan data yang ketat. Kita harus berwaspada sepenuhnya."

Farid menambah dengan bersemangat, "Itu adalah cadangan yang sangat bijak! Dan jika saya boleh tambah, dari aspek perkakasan juga, kita boleh menjimatkan kos dengan lebih drastik dengan pendekatan berstrata yang lebih menyeluruh."

"Bagaimana?" tanya Encik Rizal dengan penuh minat.

"Untuk kumpulan staff tertentu seperti pegawai keselamatan, pemandu, dan operator mesin di loji," terang Farid, "mereka sebenarnya tidak memerlukan komputer khusus. Kita boleh sediakan 'PC Pool' yang dikongsi mengikut jadual penggunaan. Ini boleh menjimatkan kos dengan sangat drastik - mungkin sehingga 50% untuk kumpulan pengguna tersebut."

Siti Zuina tersenyum lega. "Cadangan yang sangat praktikal! Jadi, kita akan mempunyai empat kategori:

Pertama: Spec Tinggi

· 25 unit untuk R&D dan kejuruteraan

· Core i7, 16GB RAM, SSD 512GB

Kedua: Spec Profesional

· 20 unit untuk pasukan reka bentuk

· Core i7, 32GB RAM, GPU dedicated

Ketiga: Spec Sederhana

· 35 unit untuk pengurusan

· Core i5, 8GB RAM, SSD 256GB

Keempat: PC Pool Berkongsi

· 20 unit untuk kegunaan berkongsi

· Staff sokongan gunakan mengikut jadual

· Spec asas: Core i3, 8GB RAM, SSD 256GB"

Encik Rizal mengira dengan pantas. "Ini bermakna kita sebenarnya hanya perlukan 100 unit berbanding 120 unit sebelumnya. Mungkin boleh dapat kurangkan RM60,000! Belum ambil potongan cadangan penggunaan OS & perisian sumber terbuka. Penjimatan yang signifikan!"

"Betul," sahut Farid. "Dengan pendekatan komprehensif ini - kombinasi model pajakan, spesifikasi berstrata, PC pool, migrasi kepada perisian sumber terbuka, dan SOP AI yang selamat - kita boleh menjimatkan kos sehingga 50% berbanding anggaran asal sambil mengekalkan keselamatan data."

Siti Zuina menutup perbincangan dengan kesimpulan, "Maka, kita akan mengemukakan paket lengkap kepada Lembaga Pengarah: model pajakan, spesifikasi berstrata, PC pool, migrasi perisian sumber terbuka, SOP AI keselamatan, dan pemindaan SOP serta Pekeliling IT. Semua ini adalah visi Encik Azmi yang akhirnya akan kita realisasikan untuk kebaikan dan keselamatan syarikat."

Mesyuarat berakhir dengan keputusan yang menggembirakan, bukan sahaja dari segi penjimatan kewangan tetapi juga transformasi digital yang lebih mampan, efisien dan selamat untuk syarikat, sekaligus menjumatkan kos operasi.